Documents récurrents

Modifié le Dim, 26 Févr., 2023 à 12:51 H

Vous pouvez planifier des actions pour la génération par période de documents récurrents pour les débiteurs ou créanciers.

Par exemple:

la génération d'une nouvelle facture pour un abonnement mensuel, trimestriel, annuel, etc..
la génération d'une facture mensuelle fournisseur pour un leasing ou un loyer.

Paramètres

Vous devez indiquer un dossier dans la configuration des documents où sont enregistrés tous vos documents récurrents.

Menu Fichier/Options/Documents/Récurrence

Sélectionner le dossier qui contient les documents récurrents.
Indiquer le(s) adresse(s) courriel(s) pour recevoir un rapport de génération des documents.
Indiquer le nombre de jours de latence que vous désirez pour pouvoir contrôler les documents par rapport à la date de facture.
Passer le commutateur sur ON pour activer la génération des documents.

La génération sera effectuée tous les jours vers 5h00 du matin. Si la date de la facture tombe sur un samedi ou un dimanche, elle sera datée du vendredi précédent.

Remarques: Attention la génération effectue une copie exact de votre document.
- Aucune modification sur les informations de l'adresse (liaison).
- Aucune modification, réajustement de prix selon l'article.
- Aucune mise à jour des rabais, remises, etc...
- Aucune mise à jour des conditions de paiement.

Document récurent

Sélectionner votre dossier pour les documents récurrents et en bas de l'écran sous les onglets du pied.

Sélectionner l'onglet [Récurrent].

Cocher actif pour activer le mode récurrent sur le document.
Indiquer la périodicité pour ce document avec le nombre de jours/semaine/mois/année de la récurrence.
La date de début pour la génération du document.
La date de fin si nécessaire pour stopper la génération.

Mots clé à utiliser dans les libellés

Il est possible d'utiliser des mots clés pour le remplacement de certaines valeurs comme la date, le numéro de document.

Par exemple:

Pour un abonnement annuel:
Votre abonnement 2020 => Votre abonnement %AAAA%
Pour une période:
Période de mars 2020 à février 2021 => Période de %M03% %AAAA% à %M02% %AAAA+1%
Pour une période annuel:
Période du 01/021/2020 au 31/12/2020 => 01/01/%AAAA% au 31/12/%AAAAA%

Pour un contrat mensuel (mois de la date de facture 15/03/2021)
Période mars 2021 => %mmmm% %AAAA%
Facture trimestrielle (nous sommes en janvier, févier ou mars)
Période 1 trimestre 2021 => Période %T% trimestre %AAAA%
Référence du numéro de contrat
Votre contrat no:15240 => Votre contrat no: %NUMDOC%

Voici la liste des mots-clés que vous pouvez utiliser:

%NUMDOC% = numéro du document contrat
%AA% = représente l'année du 2 positions
%AAAA% = représente l'année du 4 positions
%AAAA+1% = représente l'année en cours +1 (max. +1 à +5)
%M% = représente le mois (le zéro n'est pas affiché devant le numéro du mois),
%MM% = représente le mois su 2 chiffres
%MMM% = représente le le mois en lettres sur 3 caractères (par exemple JAN)
%mmm% = représente le le mois en lettres sur 3 caractères (par exemple jan)
%Mmmm% = représente le mois en lettres complet avec la première lettre forcée en majuscule (par exemple Janvier)
%mmmm% = représente le mois en lettres complet en minuscule (par exemple janvier)
%mmmmAAAA% = représente le mois en lettres complet en minuscule (par exemple janvier 2021) avec l'année
%mmmmAAAA+1% = représente le mois en lettres complet en minuscule (par exemple janvier 2021) avec l'année (max. +1 à +5)
%mmmmAAAA-1% = représente le mois en lettres complet en minuscule (par exemple janvier 2021) avec l'année (max. -1 à -5)
%J% = représente le jour (le zéro n'est pas affiché devant le numéro du mois),
%JJ% = représente le jour sur 2 chiffres
%JJJ% = représente le jour en lettres sur 3 caractères (par exemple lun)
%Jjjj% = représente le jour en lettres complet avec la première lettre forcée en majuscule (par exemple Lundi)
%jjjj% = représente le jour en lettres complet avec la première lettre forcée en minuscule (par exemple lundi)
%M02% = représente le mois 02 en lettres (par exemple Février / max 01 à 12).
%T% = représente le no. du trimestre 1 pour le mois de janvier, février, mars.
%NFOIS% = nombre de fois que le documents a été généré.

Remarque: Vous pouvez utiliser les mots clés uniquement dans la zone référence du haut du document ou pour une ligne dans la zone désignation.