Compensation d'une facture avec une note de crédit (Créanciers)

La compensation d'une facture par une note de crédit se fait en exécutant le paiement de chaque élément que ce soit une facture ou une note de crédit.

Du moment où il y a un avoir ou une sortie liée à un compte bancaire, on utilise en standard le compte bancaire concerné.

Par contre, si la compensation facture et note de crédit atteignent un total de 0, vous devez utiliser le compte collectif concerné créanciers.

Qu'est ce qu'un compte collectif ?
Un compte collectif est un compte qui regroupe plusieurs comptes individuels sous une même rubrique. Il est utilisé pour simplifier la gestion et le suivi de certaines catégories de transactions ou de soldes.
On peut retrouver :

• Le compte clients: un compte collectif clients peut regrouper toutes les créances de l'entreprise envers ses différents clients. Plutôt que de suivre chaque client individuellement dans le grand livre, les transactions sont enregistrées sous le compte collectif, tandis que le détail de chaque client est géré sous un sous-livre auxiliaire.

• Le compte fournisseurs : similaire aux comptes clients, un compte collectif fournisseurs regroupe toutes les dettes de l'entreprise envers ses différents fournisseurs.
  

Les comptes collectifs sont des outils précieux pour la gestion comptable, permettant de regrouper plusieurs comptes individuels sous une même rubrique pour simplifier la gestion, le suivi et l'analyse des transactions financières.

Exemple 1:

• Votre fournisseur vous envoie une facture de 825.- pour du matériel. Malheureusement, ce matériel est arrivé défectueux et vous retournez la marchandise et vous recevez une note de crédit de 825.-.

            Vous pouvez faire une compensation avec votre facture (+825.-) et votre note de crédit (-825.-) de crédit le total étant à 0 vous devrez donc utiliser le compte collectif créanciers.

 Voici comment procéder :

1. Accéder au journal des créanciers :

   • Allez dans votre journal des créanciers.

2. Rechercher la facture :

   • Trouvez votre facture de 825.-, dans la partie grisée, insérer la date souhaitée dans votre journal et sous "N° de compte" inscrivez le compte collectif créanciers.

3. Rechercher la note de crédit :

   • Trouver votre note de crédit de -825.-, dans la partie grisée insérer la date souhaitée dans votre journal et sous "N° de compte", inscrivez le compte collectif créanciers.

Ainsi, la facture et la note de crédit sont compensées, elles ne seront plus dans les postes ouverts mais l'écriture de ce paiement sera indiquée dans votre compte collectif pour expliquer la manière dont la note de crédit à été utilisé pour la compensation. 

Exemple 2:

• Vous avez une facture de 980.- et une note de crédit de 120.-. vous décidez de compenser une partie de votre facture avec la note de crédit donc il vous reste un solde de 860.- a payé par virement bancaire. 

 Voici comment procéder :

1. Accéder au journal des créanciers :

   • Allez dans votre journal des créanciers.

2. Rechercher la facture :

   • Trouvez la facture de 980.-, dans la partie grisée, insérer la date souhaitée dans votre journal, insérez le montant de 860.- et sous "N° de compte" inscrivez le compte bancaire concerné.

3. Rechercher la note de crédit :

   • Trouver la note de crédit de -120.-, dans la partie grisée insérer la date souhaitée dans votre journal et sous "N° de compte", inscrivez le compte bancaire concerné.

A noter qu'il est tout à fait possible de compenser plusieurs factures ou notes de crédits ensemble, selon les deux exemples ci-dessus.